Privacyverklaring Stichting Dorpsraad Beek en Donk
Versie: november 2026

Stichting Dorpsraad Beek en Donk vindt het belangrijk om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze activiteiten en werkzaamheden.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe wij deze beschermen en welke rechten u heeft.

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
Stichting Dorpsraad Beek en Donk is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Stichting Dorpsraad Beek en Donk
KvK-nummer: 53079833
Postadres: Orchideestraat 5, 5741 XP Beek en Donk
E-mail: info@dorpsraad-beekendonk.nl

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect naar een persoon te herleiden zijn. Denk bijvoorbeeld aan een naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres.
Ook foto's en video's waarop personen herkenbaar zijn, vallen onder persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw contact met Stichting Dorpsraad Beek en Donk kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
• Naam en contactgegevens, zoals een e-mailadres.
• Gegevens die u zelf verstrekt via onze website of per e-mail.
• Gegevens van vrijwilligers, bestuursleden en contactpersonen van werkgroepen.
• Gegevens over aanvragen voor financiële ondersteuning van leefbaarheidsinitiatieven.
• Bankrekeningnummers en betaalgegevens wanneer deze nodig zijn voor financiële bijdragen of kostenvergoedingen.
• Foto's en video's van activiteiten en evenementen.
Wij vragen niet actief om bijzondere persoonsgegevens, zoals informatie over gezondheid of religie.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij gebruiken persoonsgegevens om:
• Vragen van inwoners te beantwoorden.
• Contact te onderhouden met inwoners, vrijwilligers en werkgroepen.
• Informatie te verstrekken over activiteiten en ontwikkelingen in Beek en Donk.
• Inwoners te ondersteunen bij leefbaarheidsinitiatieven.
• Aanvragen voor financiële bijdragen te beoordelen en af te handelen.
• Eerdere aanvragen en besluiten te vergelijken om aanvragen zorgvuldig en consequent te beoordelen.
• Onze financiële administratie bij te houden.
• Verslag te doen van activiteiten via onze website en sociale media.
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van het doel kan dit bijvoorbeeld een wettelijke verplichting, toestemming of een gerechtvaardigd belang zijn.

Hoe verwerken en bewaren wij aanvragen voor leefbaarheidsinitiatieven?
De werkgroep Leefbaarheidsinitiatieven gebruikt de verstrekte gegevens om aanvragen voor financiële ondersteuning te beoordelen en besluiten vast te leggen.
Wij bewaren de aanvraaggeschiedenis om te kunnen controleren welke initiatieven eerder financiële ondersteuning hebben ontvangen en om nieuwe aanvragen zorgvuldig en consequent te beoordelen.
Daarbij bewaren wij alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor dit doel. Wij beoordelen periodiek of deze gegevens nog nodig zijn.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Alleen bestuursleden en vrijwilligers die persoonsgegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden, krijgen toegang tot de betreffende informatie.
De toegang tot mailboxen en bestanden is afgestemd op de taken en verantwoordelijkheden binnen de dorpsraad.
Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Wij nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onjuist gebruik.
Onze mailboxen zijn beveiligd met wachtwoorden. Alleen aangewezen personen hebben toegang. Bij overdracht van een mailbox worden de toegangsgegevens gewijzigd.
Documenten en persoonsgegevens worden bewaard in digitale bestanden en opslagomgevingen waarvoor de toegang wordt beperkt tot degenen die deze informatie nodig hebben.

Delen wij persoonsgegevens met anderen?
Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen deze alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze werkzaamheden of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Voor onze website en e-mailvoorzieningen maken wij gebruik van STRATO. Voor het opslaan en beheren van documenten gebruiken wij Microsoft 365. Daarnaast maken wij gebruik van dienstverleners voor onze financiële administratie.
Met deze dienstverleners maken wij waar nodig afspraken over de zorgvuldige en veilige verwerking van persoonsgegevens, in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor de wettelijk vereiste waarborgen gelden.

Hoe gaan wij om met foto's en video's?
Tijdens activiteiten en evenementen in Beek en Donk kunnen foto's en video's worden gemaakt. Deze beelden kunnen worden gebruikt voor verslaglegging en publicatie op onze website en (sociale) media.
Wij gaan zorgvuldig om met herkenbare personen op foto's en houden daarbij rekening met de geldende privacyregels.
Wilt u liever niet herkenbaar in beeld komen? Dan kunt u dit aangeven bij de organisatie of fotograaf.
Staat u op een gepubliceerde foto en heeft u daar bezwaar tegen? Neem dan contact met ons op via info@dorpsraad-beekendonk.nl. Wij zullen uw verzoek zorgvuldig beoordelen.

Cookies en bezoekersstatistieken
Onze website wordt beheerd via STRATO.
Wij gebruiken de ingebouwde bezoekersstatistieken om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Hierbij kijken wij bijvoorbeeld naar het aantal bezoekers en welke pagina's het meest worden bezocht.
Wij hebben geen eigen externe trackingcode, zoals Google Analytics of een Meta-pixel, aan de website toegevoegd.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
Onze mailboxen worden jaarlijks opgeschoond. Aan het begin van ieder kalenderjaar verwijderen wij de e-mails uit het voorgaande kalenderjaar.
Documenten en bijlagen die nodig blijven voor onze werkzaamheden of administratie, worden afzonderlijk bewaard.
Financiële administratie bewaren wij gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.
Gegevens over eerdere leefbaarheidsinitiatieven bewaren wij zolang deze noodzakelijk zijn om aanvragen zorgvuldig te beoordelen. Wij beoordelen periodiek welke persoonsgegevens daarvoor nog nodig zijn.

Wat zijn uw rechten?
U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens Stichting Dorpsraad Beek en Donk van u verwerkt.
U kunt onder andere verzoeken om:
• Inzage in uw persoonsgegevens.
• Correctie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering van gegevens, wanneer dit wettelijk mogelijk is.
• Beperking van de verwerking.
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
• Overdracht van gegevens, wanneer dit recht van toepassing is.
Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u deze toestemming altijd intrekken.
Wilt u gebruikmaken van uw rechten? Neem dan contact met ons op. Wij reageren in principe binnen één maand.

Heeft u vragen of klachten?
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan?
Neem dan contact op met Stichting Dorpsraad Beek en Donk via:
info@dorpsraad-beekendonk.nl
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw privacy omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkzaamheden, werkwijze of de wetgeving veranderen.
De meest actuele versie vindt u op onze website.